VICINITY - PRIVACYBELEID

Vicinity Partners NV/SA, een naamloze vennootschap naar Belgisch recht, verbindt zich ertoe uw privacy te beschermen en te respecteren. In dit privacybeleid wordt uitgelegd hoe Vicinity Partners en/of de daarmee verbonden ondernemingen (zie hieronder, paragraaf 1) uw persoonsgegevens verwerken.

Lees het volgende aandachtig door om inzicht te krijgen in ons standpunt en onze werkwijze met betrekking tot uw persoonsgegevens, en hoe wij deze gebruiken.

En utilisant notre site web¹ Door gebruik te maken van onze website1 en/of onze diensten, erkent u dat u de bepalingen van dit privacybeleid hebt gelezen en begrepen.

Wij behouden ons het recht voor om dit Privacybeleid van tijd tot tijd te wijzigen, met name met betrekking tot nieuwe functies van onze website of om te voldoen aan nieuwe wettelijke, contractuele of administratieve verplichtingen. We zullen op deze pagina wezenlijke wijzigingen in ons Privacybeleid publiceren.

Raadpleeg deze pagina regelmatig om kennis te nemen van eventuele wijzigingen in het Privacybeleid. Door onze website te blijven bezoeken of onze diensten te blijven gebruiken nadat u op de hoogte bent gesteld van wijzigingen in dit Privacybeleid, geeft u aan akkoord te gaan met deze wijzigingen.

Dit Privacybeleid is voor het laatst bijgewerkt op 9 juni 2026.

Inhoudsopgave

Activiteiten waarop het privacybeleid van toepassing is
Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens
Persoonsgegevens die over u worden verwerkt
Verwerking van uw persoonsgegevens
Toegang tot uw persoonsgegevens
Doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte
Bescherming van uw persoonsgegevens
Bewaartermijn van uw persoonsgegevens
Uitoefening van uw rechten
Contact

1. Activiteiten waarop het Privacybeleid van toepassing is

Dit Privacybeleid is van toepassing op alle activiteiten van Vicinity en/of de hieronder vermelde gelieerde ondernemingen, ongeacht of deze activiteiten al dan niet via de website worden aangeboden, tenzij er een specifiek privacybeleid beschikbaar is.

De ondernemingen waarop dit Privacybeleid van toepassing is, zijn de volgende:

Vicinity Partners SA/NV (“Vicinity”), met maatschappelijke zetel te Rue du Gruyer 50 te 1170 Watermael-Boitsfort, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0724.935.240;
Vicinity Services SA/NV, met maatschappelijke zetel te Rue du Gruyer 50, 1170 Watermael-Boitsfort, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0759.989.456, waarvan Vicinity Partners SA/NV de meerderheidsaandeelhouder is;
VAHF SA/NV, met maatschappelijke zetel te Rue du Gruyer 50, 1170 Watermael-Boitsfort, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0408.217.768, waarvan Vicinity Partners SA/NV de enige statutaire bestuurder is;
Vicinity Affordable Housing Fund S.Comm/Comm.V, met maatschappelijke zetel te Rue du Gruyer 50, 1170 Watermael-Boitsfort, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0759.989.654, waarvan Vicinity Partners SA/NV de enige statutaire beheerder is.

Wanneer we in dit document de termen “Vicinity”, “wij”, “ons”, “onze” of “de groep” gebruiken, verwijzen we naar de hierboven genoemde vennootschappen.

2. Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens

De onderneming Vicinity Partners draagt de eindverantwoordelijkheid voor de verwerking van uw persoonsgegevens en is daarmee uw enige aanspreekpunt. Dit betekent dat Vicinity Partners bepaalt voor welke doeleinden en op welke wijze uw persoonsgegevens worden verwerkt.

3. Over u verwerkte persoonsgegevens

3.1. Informatie die u ons verstrekt

Wij verwerken direct identificeerbare informatie over u, zoals uw naam, adres, telefoonnummer, enz., indien u ons zelf uw persoonsgegevens verstrekt, bijvoorbeeld:

via het contactformulier op onze website;
wanneer u in eigen naam of als vertegenwoordiger van een rechtspersoon een overeenkomst met ons sluit en wij een voorafgaande controle uitvoeren van uw identiteit en/of uw vertegenwoordigingsbevoegdheid;
wanneer u van plan bent om in te schrijven of wanneer u zich inschrijft via het inschrijvingsformulier om Limited Partner te worden van de vennootschap Vicinity Affordable Housing Fund S.Comm/Comm.V;
wanneer u rechtstreeks contact met ons opneemt via e-mail, telefoon of op een andere manier;
wanneer u ons uw visitekaartje overhandigt;
wanneer u solliciteert naar een baan bij Vicinity;
wanneer u ons toestemming geeft om uw afbeelding te gebruiken.

3.2. Informatie die ons door derden wordt verstrekt

In uitzonderlijke gevallen kunnen wij direct identificeerbare informatie over u verwerken die wij uit andere bronnen hebben verkregen, bijvoorbeeld wanneer wij een wervingsbureau inschakelen om een medewerker te vinden voor een vacature en bepaalde persoonsgegevens (zoals uw naam, contactgegevens, cv, enz.) ons voor dit doel worden doorgegeven, of wanneer wij gegevens verzamelen in het kader van fraudepreventie (bijvoorbeeld ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering). In dergelijke gevallen gaan wij ervan uit dat de oorspronkelijke bron waaruit wij uw gegevens ontvangen, deze gegevens heeft verzameld in overeenstemming met de regelgeving inzake gegevensbescherming, tenzij wij redenen hebben om hieraan te twijfelen.

3.3. Automatisch gegenereerde informatie

We verwerken ook bepaalde gegevens over u die we automatisch genereren:

wanneer u onze website bezoekt, zoals de pagina’s die u bekijkt, het tijdstip en de duur van uw bezoek, uw IP-adres, enz. Deze gegevens worden verzameld via cookies en andere tools die door onze website worden gebruikt (zie hiervoor ons cookiebeleid, beschikbaar op onze website);
wanneer u een van onze gebouwen betreedt en langs een van onze bewakingscamera’s loopt. Deze gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de algemene regels inzake gegevensbescherming en de toepasselijke wetgeving inzake bewakingscamera’s (zie hieronder, paragraaf 4.8).

4. Verwerking van uw persoonsgegevens

Alle gegevens die wij van u verzamelen, worden door ons verwerkt in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (Algemene Verordening Gegevensbescherming, “AVG“), en alle toepasselijke nationale of gelijkwaardige wet- en regelgeving, zoals deze van tijd tot tijd kan worden gewijzigd, aangevuld of vervangen.

4.1. Om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen

Wij verwerken uw persoonsgegevens om te voldoen aan de wettelijke, reglementaire en administratieve verplichtingen die onder meer voortvloeien uit het vennootschapsrecht, het belastingrecht en de diverse regelgeving op het gebied van huisvesting. Daartoe bewaren wij gegevens zoals, onder meer, uw naam, uw contactgegevens en uw bankgegevens, evenals gegevens met betrekking tot de transacties die u bij ons verricht.

4.2. Voor het beheer van onze website

Wij verwerken persoonsgegevens met het oog op het technische en functionele beheer van onze website en om het gebruik ervan te vergemakkelijken. Door uw gegevens te gebruiken, kunnen wij nagaan hoe onze website wordt gebruikt en de inhoud en lay-out ervan verbeteren. Deze gegevens stellen ons ook in staat om onze website op passende wijze te beveiligen.

Daartoe verwerken wij uitsluitend niet-direct identificeerbare informatie, zoals uw IP-adres, de pagina’s die u bezoekt, het tijdstip en de duur van uw bezoek, enzovoort. Dit doen wij bijvoorbeeld door gebruik te maken van statistische en marketingcookies. Meer informatie over het gebruik van cookies vindt u in ons cookiebeleid.

Wij verwerken deze gegevens op basis van uw toestemming (voor cookies) of het gerechtvaardigd belang van Vicinity om een functionele en veilige website aan te bieden. Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken (zie hieronder, paragraaf 9).

4.3. In het kader van de bedrijfsvoering en het dagelijkse en administratieve beheer van onze bedrijven

Wij verwerken uw persoonsgegevens in het kader van onze gebruikelijke bedrijfsactiviteiten. Daartoe kunnen wij gegevens verwerken zoals uw contactgegevens, uw functie, uw bedrijf, uw bevoegdheden om een bedrijf te vertegenwoordigen, uw adres, uw e-mailadres, uw bankrekeningnummer en uw geboortedatum.

Wij verwerken deze gegevens, afhankelijk van de omstandigheden, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld aandeelhoudersadministratie), op basis van de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of op basis van ons gerechtvaardigd belang bij een efficiënte en soepele bedrijfsvoering van onze vennootschappen (bijvoorbeeld door het bijhouden van een lijst met onze zakelijke contacten).

Met name wat onze huurders betreft, verwerken wij gegevens zoals hun naam, voornaam, adres, e-mailadres, geboortedatum en -plaats, telefoonnummer en/of gsm-nummer, burgerlijke staat, nationaliteit, taal, aanspreektitel, geslacht, nationaal registratienummer en identiteitskaartnummer, foto, gezins- en beroepssituatie, financiële gegevens zoals hun bankrekeningnummer, domiciliëringsnummer, netto-inkomsten, loonstrookjes, hun btw-nummer (indien van toepassing), evenals meterstanden, toegang tot woningen en gemeenschappelijke ruimtes, het IP-adres van hun apparaten en cookies.

4.4. Om u op de hoogte te houden van onze activiteiten

Vicinity verwerkt uw persoonsgegevens wanneer u bijvoorbeeld informatie van Vicinity wilt ontvangen door een verzoek in te dienen via het contactformulier op de website (www.vicinity.be).

Daartoe kunnen wij gegevens verwerken zoals uw naam, uw beroep, de naam van uw bedrijf, uw adres, uw e-mailadres, uw voorkeuren op het gebied van verhuur, uw telefoonnummer en uw voorkeurstaal.

Afhankelijk van het geval verwerken wij deze gegevens op basis van uw toestemming of ons gerechtvaardigd belang om onze belanghebbenden op de hoogte te houden van onze activiteiten. Indien de verwerking van uw persoonsgegevens berust op uw toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken (zie hieronder, paragraaf 9).

4.5. Opstellen van antwoorden op uw vragen

Als u ons een vraag stelt via de telefoon, via het contactformulier op onze website of via e-mail, verwerken wij uw persoonsgegevens om deze vraag te beantwoorden. Daartoe kunnen wij gegevens verwerken zoals uw naam, uw contactgegevens, uw correspondentie met ons en alle andere persoonsgegevens die u ons verstrekt en die relevant kunnen zijn voor het beantwoorden van uw vraag.

4.6. Het creëren van een goede verstandhouding tussen buren

Vicinity zet zich actief in om een positieve en aangename sfeer te creëren tussen de buren in haar gebouwen. Daarom proberen we de ontwikkeling van een gemeenschap te bevorderen, bijvoorbeeld door jaarlijks een bijeenkomst voor de huurders van bepaalde gebouwen te organiseren. Als u huurder bent en niet wilt deelnemen aan de aangeboden activiteiten, laat het ons dan weten, dan zorgen wij ervoor dat we hierover geen contact meer met u opnemen.

4.7. Contact in het kader van een selectie- en wervingsprocedure

Wanneer u solliciteert naar een functie bij Vicinity (bijvoorbeeld per post, per e-mail, …), verwerken wij uw persoonsgegevens om contact met u op te nemen en uw sollicitatie in behandeling te nemen.

Daartoe verwerken wij gegevens zoals uw naam, uw contactgegevens, uw correspondentie met ons, uw CV en andere documenten die u ons verstrekt.

De verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doel is gebaseerd op uw verzoek om maatregelen te nemen ter voorbereiding van het (eventuele) sluiten van een overeenkomst of op onze gerechtvaardigde belangen op het gebied van human resources, met name de identificatie, selectie en beoordeling van uw profiel met het oog op een mogelijke functie.

4.8. Beveiliging van onze gebouwen en ons hoofdkantoor

In de meeste van onze gebouwen zijn bewakingscamera’s geïnstalleerd.

De camerabeelden worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze gebouwen en de personen die zich daarin bevinden te beveiligen en te beschermen. Houd er ook rekening mee dat het betreden van een ruimte waar een pictogram aangeeft dat er camerabewaking plaatsvindt, wordt beschouwd als voorafgaande toestemming in de zin van de Belgische wetgeving inzake camerabewaking.

De camerabeelden worden verzameld en bewaard gedurende maximaal 30 dagen, in overeenstemming met de algemene regels inzake gegevensbescherming en de toepasselijke wetgeving inzake cameratoezicht in het bijzonder. Deze termijn van 30 dagen kan echter worden verlengd indien de beelden nuttig zijn om een overtreding of overlast aan te tonen, om schade aan te tonen of om een dader, een getuige of een slachtoffer te identificeren.

Conform de wetgeving zijn alle camera’s duidelijk gemarkeerd met het juiste pictogram, zijn ze naar behoren aangemeld bij de bevoegde autoriteit en zijn ze opgenomen in een specifiek register.

4.9. Voor marketingdoeleinden

Wij zullen uw persoonsgegevens niet verwerken voor directe of indirecte commerciële of reclamedoeleinden, tenzij u daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven. In dat geval kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken (zie hieronder, paragraaf 9).

5. Toegang tot uw persoonsgegevens

Wij delen uw persoonsgegevens niet, behalve met bepaalde geselecteerde entiteiten en uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de doeleinden zoals uiteengezet in paragraaf 4 van dit privacybeleid:

onze gelieerde ondernemingen;
bepaalde geselecteerde dienstverleners die namens ons diensten verlenen in overeenstemming met onze instructies (bijvoorbeeld professionele adviseurs en advocaten, IT-dienstverleners, waaronder voor diensten zoals het hosten van websites of het verspreiden van persberichten, wervingsbureaus, enz.);
potentiële kopers in het geval dat Vicinity haar activiteiten of activa geheel of gedeeltelijk zou verkopen;
de bevoegde autoriteiten wanneer wij op grond van een wettelijke verplichting gegevens moeten doorgeven.

In dergelijke gevallen zullen wij er alles aan doen om ervoor te zorgen dat de ontvangers van de gegevens de vertrouwelijkheid van uw informatie waarborgen, alle redelijke maatregelen nemen om deze te beschermen tegen misbruik en deze alleen gebruiken op een wijze die in overeenstemming is met onze instructies, dit Privacybeleid en de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan derden, tenzij dit vereist is op grond van wet- of regelgeving of een rechterlijke uitspraak, of wanneer dit noodzakelijk is om de rechten, eigendommen of veiligheid van Vicinity of haar belanghebbenden te beschermen (bijvoorbeeld om onderzoek te doen naar mogelijke wetsovertredingen, of om fraude en technische of beveiligingskwetsbaarheden op te sporen, te voorkomen en ons daartegen te beschermen).

6. Doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Indien dit nodig mocht blijken om de in dit privacybeleid genoemde doeleinden te bereiken, kan Vicinity uw persoonsgegevens doorgeven naar een bestemming buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zal Vicinity ervoor zorgen dat het land van bestemming een effectief en adequaat wettelijk kader voor gegevensbescherming biedt, dat in wezen gelijkwaardig is aan dat binnen de Europese Unie.

7. Bescherming van uw persoonsgegevens

We hebben een aantal beveiligingsmaatregelen op onze website en in onze softwaresystemen geïmplementeerd om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging of enige andere ongeoorloofde verwerking. Houd er echter rekening mee dat de privacy van enige communicatie of enig materiaal dat via , websites of e-mails aan of door ons of enige andere partij wordt verzonden, niet kan worden gegarandeerd. Wij aanvaarden geen enkele aansprakelijkheid voor de veiligheid van de via deze kanalen verzonden informatie.

Alle informatie die u ons verstrekt, wordt opgeslagen op onze beveiligde servers, waartoe slechts een 7 beperkt aantal personen toegang heeft die over speciale toegangsrechten beschikken en zich ertoe verbinden de vertrouwelijkheid ervan te respecteren en te waarborgen.

8. Bewaartermijn van uw persoonsgegevens

De informatie die wij over u bewaren, wordt bewaard in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn opgeslagen, tenzij:

het bewaren noodzakelijk is om de belangen van Vicinity te beschermen (bijvoorbeeld in het kader van een daadwerkelijk of potentieel geschil, in welk geval Vicinity de gegevens bewaart tot het einde van de toepasselijke verjaringstermijn); en/of
het bewaren noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting (bijvoorbeeld voor fiscale of boekhoudkundige doeleinden), in welk geval wij uw gegevens zo lang bewaren als deze verplichting vereist.

9. Uitoefening van uw rechten

U hebt het recht om kosteloos inzage te vragen in de door Vicinity verwerkte persoonsgegevens, om rectificatie of verwijdering van uw gegevens te vragen of om een beperking van de verwerking te vragen. U kunt ook om de overdraagbaarheid van uw gegevens vragen en bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, zonder opgave van redenen in geval van direct marketing, of met opgave van redenen in andere gevallen. Houd er rekening mee dat de toepasselijke wetgeving voorwaarden kan stellen aan de uitoefening van de bovengenoemde rechten.

Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking.

U kunt uw verzoek aan Vicinity op basis van de bovengenoemde rechten richten aan privacy@vicinity.be of per post naar het hieronder vermelde adres. Om te voorkomen dat iemand anders uw rechten in uw plaats uitoefent, moeten wij uw identiteit verifiëren. Daarom moet uw verzoek altijd vergezeld gaan van een document waaruit uw identiteit blijkt. Dit kunt u doen door een kopie van uw identiteitskaart bij te voegen. In dat geval verzoeken wij u uw foto en uw kaartnummer (enz.) zwart te maken om uw privacy te beschermen. Indien wij van mening zijn dat het verstrekte document onvoldoende bewijs vormt, zullen wij u hiervan op de hoogte stellen. Wij behouden ons het recht voor om geen gevolg te geven aan het verzoek zolang er geen voldoende bewijs is verstrekt.

Wij zullen zo snel mogelijk op uw verzoek reageren. Indien wij meer dan een maand (vanaf de ontvangst van uw verzoek) nodig hebben om op uw verzoek te reageren, zullen wij u hiervan op de hoogte stellen.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, namelijk de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Deze is per post bereikbaar op het adres Rue de la Presse 35, 1000 Brussel, en per e-mail op het volgende adres:contact@apd-gba.be . U hebt bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van de lidstaat van de Europese Unie waar u uw gewone verblijfplaats hebt, waar u werkt of waar de vermeende inbreuk op zou zijn gepleegd, indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door Vicinity in strijd is met de AVG.

10. Hoe kunt u contact met ons opnemen?

Als u nog vragen heeft over deze website of dit privacybeleid, kunt u ook contact met ons opnemen:

per e-mail op het adres: privacy@vicinity.be
per post op het volgende adres: Vicinity Partners SA, rue du Gruyer 50, 1170 Watermael-Boitsfort.

Privacybeleid