VICINITY – POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

Vicinity Partners NV/SA, société anonyme de droit belge, s’engage à protéger et à respecter votre vie privée. La présente Politique de protection de la vie privée explique comment la société Vicinity Partners et/ou les sociétés (voir ci-dessous, section 1) qui lui sont liées traitent vos données à caractère personnel.

Veuillez lire attentivement ce qui suit afin de comprendre notre position et nos pratiques concernant vos données personnelles, ainsi que la manière dont nous les utilisons.

En utilisant notre site web¹ et/ou nos services, vous reconnaissez avoir lu et compris les termes de la présente Politique de protection de la vie privée.

Nous nous réservons le droit de modifier périodiquement la présente Politique de protection de la vie privée, notamment en ce qui concerne de nouvelles fonctionnalités de notre site web ou afin de nous conformer à de nouvelles obligatoires légales, contractuelles ou administratives. Nous publierons sur cette page les modifications substantielles apportées à notre Politique de protection de la vie privée.

Veuillez consulter régulièrement cette page de manière à prendre connaissance des éventuelles modifications apportées à la Politique de protection de la vie privée. En continuant à consulter notre site web ou à utiliser nos services après avoir été informé des modifications apportées à la présente Politique de protection de la vie privée, vous marquez votre accord sur ces modifications.

La présente Politique de protection de la vie privée a été mise à jour pour la dernière fois le 9 juin 2026.

Table des matières

Activités auxquelles la Politique de protection de la vie privée s’applique
Responsable du traitement de vos données personnelles
Données à caractère personnel traitées à votre sujet
Traitement de vos données à caractère personnel
Accès à vos données personnelles
Transfert de vos données personnelles en dehors de l’Espace économique européen
Protection de vos données personnelles
Délai de conservation de vos données personnelles
Exercice de vos droits
Contact

1. Activités auxquelles la Politique de protection de la vie privée s’applique

La présente Politique de protection de la vie privée s’applique à toutes les activités de Vicinity et/ou des sociétés qui lui sont liées et qui sont énumérées ci-après, que ces activités soient ou non proposées via son site web, sauf si une politique de protection de la vie privée spécifique est disponible.

Les sociétés concernées par la présente Politique de protection de la vie privée sont les suivantes :

Vicinity Partners SA/NV (« Vicinity »), dont le siège est situé rue du Gruyer 50 à 1170 Watermael-Boitsfort, inscrite auprès de la Banque-Carrefour des entreprises sous le numéro 0724.935.240 ;
Vicinity Services SA/NV, dont le siège est situé rue du Gruyer 50 à 1170 Watermael-Boitsfort, inscrite auprès de la Banque-Carrefour des entreprises sous le numéro 0759.989.456, dont Vicinity Partners SA/NV est l’actionnaire majoritaire ;
VAHF SA/NV, dont le siège est situé rue du Gruyer 50 à 1170 Watermael-Boitsfort, inscrite auprès de la Banque-Carrefour des entreprises sous le numéro 0408.217.768, dont Vicinity Partners SA/NV est l’administrateur statutaire unique ;
Vicinity Affordable Housing Fund S.Comm/Comm.V, dont le siège est situé rue du Gruyer 50 à 1170 Watermael-Boitsfort, inscrite auprès de la Banque-Carrefour des entreprises sous le numéro 0759.989.654, dont Vicinity Partners SA/NV est le gérant statutaire unique.

Lorsque nous utilisons dans le présent document les termes « Vicinity », « nous », « notre », le « groupe », nous faisons référence aux sociétés mentionnées ci-dessus.

2. Responsable du traitement de vos données personnelles

La société Vicinity Partners assume la responsabilité finale du traitement de vos données personnelles et elle est ainsi votre unique interlocuteur. Cela signifie que Vicinity Partners détermine à quelles fins et par quels moyens vos données à caractère personnel seront traitées.

3. Données à caractère personnel traitées à votre sujet

3.1. Informations que vous nous transmettez

Nous traitons les informations directement identifiables vous concernant, telles que votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, etc., si vous nous fournissez vous-même vos données à caractère personnel, par exemple :

via le formulaire de contact que vous trouvez sur notre site web ;
lorsque vous concluez un contrat avec nous en votre nom propre ou en tant que représentant d’une personne morale et que nous procédons à une vérification préalable de votre identité et/ou de votre pouvoir de représentation ;
lorsque vous avez l’intention de souscrire ou lorsque vous souscrivez au bulletin de souscription en vue de devenir un Limited Partner de la société Vicinity Affordable Housing Fund S.Comm/Comm.V ;
lorsque vous nous contactez directement par e-mail, téléphone ou tout autre moyen ;
lorsque vous nous remettez votre carte de visite ;
lorsque vous postulez à un emploi chez Vicinity ;
lorsque vous nous donnez votre consentement pour utiliser votre image.

3.2. Informations qui nous sont fournies par des tiers

Nous pouvons exceptionnellement traiter des informations directement identifiables vous concernant obtenues auprès d’autres sources, par exemple lorsque nous engageons un bureau de recrutement chargé de trouver un collaborateur pour un poste vacant et que certaines données à caractère personnel (comme votre nom, vos coordonnées, votre C.V., etc.) nous sont transmises à cet effet ou lorsque nous collectons des données relatives à la prévention de la fraude (par exemple, la prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme). Dans de tels cas, nous supposons que la source originale par laquelle nous recevons vos informations a rassemblé ces informations conformément à la réglementation relative à la protection des données, à moins que nous n’ayons des raisons d’en douter.

3.3. Informations générées automatiquement

Nous traitons également certaines informations vous concernant que nous générons automatiquement :

lorsque vous visitez notre site web, telles que les pages que vous consultez, l’heure et la durée de votre visite, votre adresse IP, etc. Ces données sont collectées via des cookies et d’autres outils utilisés par notre site web (voir à ce sujet notre politique en matière de cookies, disponible sur notre site Web) ;
lorsque vous entrez dans un de nos immeubles et passez devant l’une de nos caméras de surveillance. Ces données sont traitées conformément aux règles générales applicables en matière de protection des données et à la législation applicable en matière de caméras (voir ci-dessous, section 4.8).

4. Traitement de vos données à caractère personnel

Toutes les données que nous collectons auprès de vous seront traitées par nos soins conformément au règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (règlement général sur la protection des données « RGPD »), et à toute loi ou réglementation nationale correspondante ou équivalente applicable, telle qu’elle peut être modifiée, complétée ou remplacée de temps à autre.

4.1. Pour respecter nos obligations légales

Nous traitons vos données à caractère personnel afin de nous conformer aux obligations légales, réglementaires et administratives découlant, entre autres, du droit des sociétés, du droit fiscal et des différentes réglementations en matière de logement. À cette fin, nous conservons des données telles que, notamment, votre nom, vos coordonnées et vos coordonnées bancaires, ainsi que les données relatives aux opérations que vous faites avec nous.

4.2. Pour la gestion de notre site web

Nous traitons les données personnelles à des fins de gestion technique et fonctionnelle de notre site web et afin de faciliter son utilisation. L’utilisation de vos données nous permet de vérifier comment notre site web est utilisé et d’en améliorer le contenu et la mise en page. Ces données nous permettent également de sécuriser notre site web de manière adéquate.

À cette fin, nous traitons uniquement des informations non directement identifiables, telles que votre adresse IP, les pages que vous visitez, l’heure et la durée de votre visite, etc. Nous le faisons, par exemple, en utilisant des cookies statistiques et de marketing. Vous trouverez plus d’informations sur l’utilisation des cookies dans notre politique en matière de cookies.

Nous traitons ces données sur la base de votre consentement (aux cookies) ou de l’intérêt légitime de Vicinity à fournir un site web fonctionnel et sécurisé. Lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est basé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment (voir ci-dessous, section 9).

4.3. Dans le contexte du fonctionnement, ainsi que de la gestion quotidienne et administrative de nos sociétés

Nous traitons vos données personnelles dans le cadre de nos activités professionnelles habituelles. À cette fin, nous pouvons traiter des données telles que vos coordonnées, votre fonction, votre société, vos pouvoirs de représentation d’une société, votre adresse, votre adresse e-mail, votre numéro de compte bancaire et votre date de naissance.

Nous traitons ces informations, selon les circonstances, en raison de notre obligation de nous conformer aux obligations légales (par exemple, l’administration des actionnaires), sur la base de l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie, ou sur la base de notre intérêt légitime à poursuivre un fonctionnement efficace et harmonieux de nos sociétés (par exemple, en tenant une liste de nos contacts professionnels).

En particulier, pour ce qui concerne nos locataires, nous traitons des données telles que leur nom, prénom, adresse, adresse e-mail, date et lieu de naissance, numéro de téléphone et/ou GSM, état civil, nationalité, langue, civilité, sexe, numéro de registre national et numéro de carte d’identité, photo, situation familiale et professionnelle, données financières telles que leur numéro de compte bancaire, numéro de domiciliation, revenus nets, fiches de paie, leur numéro de TVA (le cas échéant), ainsi que les relevés des compteurs, des accès aux logements et aux espaces communs, l’adresse IP de leurs appareils et les cookies.

4.4. Pour vous tenir informé de nos activités

Vicinity traite vos données à caractère personnel lorsque vous souhaitez obtenir, par exemple, des renseignements de la part de Vicinity, en soumettant une demande via le formulaire de contact sur le site web (www.vicinity.be).

À cette fin, nous pouvons traiter des données telles que votre nom, votre profession, le nom de votre société, votre adresse, votre adresse e-mail, vos préférences en matière de location, votre numéro de téléphone et votre langue préférée.

Selon le cas, nous traitons ces informations sur la base de votre consentement ou de notre intérêt légitime à tenir nos parties prenantes informées de nos activités. Si le traitement de vos données personnelles repose sur votre consentement, sachez que vous pouvez le retirer à tout moment (voir ci-dessous, section 9).

4.5. Rédaction des réponses à vos questions

Si vous nous posez une question par téléphone, via le formulaire de contact sur notre site web ou par e-mail, nous traiterons vos données personnelles afin de répondre à cette question. À cette fin, nous pouvons traiter des données telles que votre nom, vos coordonnées, votre correspondance avec nous et toute autre donnée à caractère personnel que vous nous fournissez et qui peut être pertinente pour répondre à votre question.

4.6. Création d’une bonne entente entre voisins

Vicinity s’engage activement à créer une atmosphère positive et agréable entre les voisins de ses bâtiments. Pour cela, nous essayons de faciliter le développement d’une communauté, par exemple en organisant un rassemblement annuel des locataires de certains bâtiments. Si vous êtes locataire et que vous ne souhaitez pas participer aux activités qui vous sont proposées, veuillez-nous le signaler et nous veillerons à ne plus vous contacter à cet égard.

4.7. Contact dans le cadre d’un processus de sélection et de recrutement

Lorsque vous postulez à une fonction auprès de Vicinity (par exemple par courrier, par email, …), nous traitons vos données à caractère personnel afin de vous contacter et de donner suite à votre candidature.

À cette fin, nous traitons des données telles que votre nom, vos coordonnées, votre correspondance avec nous, votre CV et d’autres documents que vous nous fournissez.

Le traitement de vos données à caractère personnel à cette fin est fondé sur votre demande de prendre des mesures préalables à la conclusion (éventuelle) d’un contrat ou sur nos intérêts légitimes en matière de ressources humaines, notamment l’identification, la sélection et l’évaluation de votre profil en vue d’une fonction potentielle.

4.8. Sécurisation de nos immeubles et de notre siège

Des caméras de surveillance sont installées dans la plupart de nos immeubles.

Les images de la caméra sont traitées sur la base de notre intérêt légitime à sécuriser et protéger nos bâtiments et les personnes qui y vivent. Veuillez également noter que le fait d’entrer dans un lieu où un pictogramme indique qu’une surveillance par caméra est en cours est considéré comme un consentement préalable au sens de la législation belge sur les caméras.

Les images des caméras sont collectées et enregistrées pendant une durée de maximum 30 jours conformément aux règles générales applicables en matière de protection des données et à la législation applicable en matière de caméras en particulier. Néanmoins, cette durée de 30 jours peut être prolongée si les images sont utiles pour prouver une infraction ou une nuisance, pour prouver un dommage ou pour identifier un auteur, un témoin ou une victime.

Conformément à la législation, toutes les caméras sont dûment signalées par le pictogramme approprié, ont été dûment notifiées à l’autorité compétente et sont enregistrées dans un registre spécifique.

4.9. Pour des fins marketing

Nous ne traiterons pas vos données à caractère personnel à des fins commerciales ou publicitaires directes ou indirectes, à moins que vous n’ayez donné votre consentement explicite. Dans ce cas, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment (voir ci-dessous, section 9).

5. Accès à vos données personnelles

Nous ne partageons pas vos données personnelles, sauf avec certaines entités sélectionnées et uniquement dans la mesure où cela est nécessaire aux fins énoncées à la section 4 de la présente Politique de protection de la vie privée :

les sociétés qui nous sont liées ;
certains prestataires de services sélectionnés qui fournissent des services pour notre compte conformément à nos instructions (par exemple, des conseillers professionnels et des avocats, des prestataires de services informatiques, y compris pour des services consistant à héberger les sites web ou à diffuser des communiqués de presse, prestataire de service de recrutement, etc.) ;
les acquéreurs potentiels dans le cas où Vicinity vendrait tout ou partie de ses activités ou de ses actifs ;
les autorités compétentes lorsque nous sommes tenus de transférer des données en vertu d’une obligation légale.

Dans de tels cas, nous ferons tout notre possible pour nous assurer que les destinataires des données préservent la confidentialité de vos informations, prennent toutes les mesures raisonnables pour les protéger contre toute utilisation abusive et ne les utilisent que d’une manière conforme à nos instructions, à la présente Politique de protection de la vie privée et aux lois et réglementations applicables en matière de protection des données.

Nous ne fournissons aucune donnée à caractère personnel à des tiers, sauf lorsque la loi, la réglementation ou une décision de justice l’exige, ou lorsque cela est nécessaire pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Vicinity ou de ses parties prenantes.

6. Transfert de vos données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen

Si cela devait s’avérer nécessaire pour atteindre les buts cités dans la présente Politique de protection de la vie privée, Vicinity pourrait transférer vos données personnelles vers une destination située hors de l’Espace économique européen. Dans cette hypothèse, Vicinity veillera à ce que le pays de destination offre un cadre juridique relatif à la protection des données effectif et adéquat, substantiellement équivalent à celui offert au sein de l’Union européenne.

7. Protection de vos données à caractère personnel

Nous avons mis en place un certain nombre de dispositifs de sécurité sur notre site web et nos systèmes logiciels afin de protéger vos données à caractère personnel contre la destruction, la perte, la modification ou tout autre traitement non autorisé. Veuillez toutefois noter que la protection de la vie privée de toute communication ou de tout matériel transmis à ou par nous ou toute autre partie via des sites web ou des courriels ne peut être garantie. Nous déclinons toute responsabilité quant à la sécurité des informations transmises par ces moyens.

Toutes les informations que vous nous fournissez sont stockées sur nos serveurs sécurisés, auxquels seul un nombre limité de personnes disposant de droits d’accès spéciaux et s’engageant à respecter et à préserver leur caractère confidentiel ont accès.

8. Délai de conservation de vos données personnelles

Les informations que nous détenons à votre sujet seront conservées conformément à la législation applicable en matière de protection des données. Nous ne conservons pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont stockées, sauf si :

la conservation est nécessaire pour protéger les intérêts de Vicinity (par exemple, dans le cadre d’un litige réel ou potentiel, auquel cas Vicinity conserve les informations jusqu’à la fin du délai de prescription applicable) ; et/ou
la conservation est nécessaire pour se conformer à une obligation légale ou réglementaire (par exemple à des fins fiscales ou comptables), auquel cas nous conserverons vos informations aussi longtemps que l’exige cette obligation.

9. Exercice de vos droits

Vous avez le droit de demander l’accès gratuit aux données à caractère personnel traitées par Vicinity, de demander la rectification ou la suppression de vos données ou de demander une limitation du traitement. Vous pouvez également demander la portabilité de vos données et vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, sans justification en cas de marketing direct, ou avec justification dans les autres cas. Veuillez noter que la législation applicable peut imposer des conditions à l’exercice des droits susmentionnés.

Lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Le retrait de votre consentement n’affecte pas la licéité du traitement fondé sur le consentement avant le retrait.

Vous pouvez adresser votre demande à Vicinity sur la base des droits susmentionnés à l’adresse privacy@vicinity.be ou par courrier à l’adresse mentionnée ci-dessous. Pour éviter que quelqu’un d’autre n’exerce vos droits à votre place, nous devons vérifier votre identité. Pour cette raison, votre demande doit toujours être accompagnée d’un document prouvant votre identité. Cela peut se faire en joignant une copie de votre carte d’identité. Dans cette hypothèse, veuillez noircir votre photo et votre numéro de carte (etc.) pour protéger votre vie privée. Si nous estimons que le document fourni ne constitue pas une preuve suffisante, nous vous en informerons. Nous nous réservons le droit de ne pas donner suite à la demande tant qu’une preuve suffisante n’a pas été fournie.

Nous répondrons à votre demande dès que possible. Si nous avons besoin de plus d’un mois (à compter de la réception de votre demande) pour répondre à votre demande, nous vous en informerons.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle, à savoir l’Autorité belge de protection des données. Elle est joignable par courrier à l’adresse Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, et par e-mail à l’adresse suivante : contact@apd-gba.be. Vous avez par ailleurs le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données de l’État membre de l’Union européenne dans lequel se situe votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où la violation alléguée aurait été commise, si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel par Vicinity enfreint le RGPD.

10. Comment nous contacter ?

Si vous avez d’autres questions concernant ce site web ou la présente Politique de protection de la vie privée, vous pouvez également nous contacter :

par e-mail à l’adresse : privacy@vicinity.be
par courrier à l’adresse suivante : Vicinity Partners SA, rue du Gruyer 50 à 1170 Watermael-Boitsfort.

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